Desafio

Operando em vários locais em todo o Canadá, com centenas de veículos entrando e saindo regularmente de suas instalações, o Somerville Auto Group enfrentou desafios contínuos com a má gestão de chaves em sua frota diversificada. Com 83 funcionários lidando com uma variedade de caminhões, vans e outros veículos comerciais para locação e aluguel, controlar as chaves manualmente usando ganchos na parede não era apenas trabalhoso, mas também propenso a erros humanos.

Dean Earle, Diretor Nacional de Operações da Frota, muitas vezes se viu e sua equipe desperdiçando horas preciosas todos os dias procurando chaves perdidas, tentando rastrear quem pegou uma chave pela última vez e quando. Isso levou a frequentes falhas de comunicação e atrasos operacionais, impactando, em última análise, os clientes.

O impacto financeiro da substituição de chaves perdidas, da perda de tempo dos funcionários e da frustração entre os departamentos era um grande obstáculo que incomodava a empresa.

Pontos de dor

• Custos de substituição de chave perdida: As chaves de veículos modernos custam mais de US$ 400 por substituição, representando um sério impacto financeiro ao longo do tempo.
• Tempo perdido: A equipe regularmente sentia frustração por perder tempo tentando encontrar chaves perdidas sem nenhuma pista para acompanhar.
• Sem responsabilidade: Ganchos na parede permitiam que qualquer pessoa pegasse e devolvesse as chaves, sem prova ou cronograma de uso.

Solução

Depois de avaliar diversas opções de gerenciamento de chaves, a administração decidiu implementar o Keycafe em três locais no Canadá devido ao suporte abrangente, aos recursos de segurança superiores e ao sistema baseado em aplicativo de fácil utilização que permitiu o gerenciamento remoto do outro lado do país. A solução da Keycafe também se destacou por sua capacidade de fornecer rastreamento em tempo real e registro detalhado do uso de chaves, abordando os principais problemas de responsabilidade e desperdício de tempo que o Somerville Auto Group enfrentava.

A maior instalação da empresa em Toronto tem capacidade para 345 chaves, com espaço para unidades de expansão adicionais à medida que o negócio cresce. O sistema baseado em chaveiro da Keycafe permite que cada funcionário use um chaveiro pessoal como autenticador para verificar entrada e saída de chaves. Esse sistema automatizado registra todas as transações de chaves, facilitando o rastreamento de quem tinha quais chaves e quando. A visibilidade em tempo real do uso de chaves não apenas reduziu o tempo gasto na busca de chaves, mas também melhorou a segurança geral, garantindo que apenas pessoal autorizado pudesse acessar chaves específicas.

Implementação do Somerville Auto Group

• Inventário em tempo real: O software da Keycafe mostra quais chaves do veículo estão na SmartBox e quais estão em uso no momento - e por quem.
• Autenticação baseada em chaveiro: Tanto as chaves quanto a equipe são identificadas com chaveiros NFC na SmartBox, portanto, nenhum uso de chave passa despercebido.
• Gerenciamento centralizado: Os gerentes podem visualizar e controlar o inventário e as permissões principais em todos os locais, permitindo supervisão total.

Resultado

O sistema automatizado de gerenciamento de chaves da Keycafe eliminou efetivamente o problema de chaves perdidas, resultando em economias substanciais de tempo e custos. Com registros claros do uso de chaves, a responsabilidade é inevitável e o processo de gerenciamento de entrada e saída de chaves foi simplificado. A educação contínua fornecida pela equipa de sucesso do cliente da Keycafe também contribuiu para uma recepção positiva por parte de todos os funcionários.

Os funcionários da velha escola, que inicialmente eram resistentes às mudanças, adaptaram-se rapidamente e ficaram chocados com a facilidade de uso. O tempo gasto anteriormente na busca de chaves foi reaproveitado para tarefas mais produtivas. Financeiramente, a eliminação de chaves perdidas economizou para a empresa uma quantia considerável em custos de reposição e horas de trabalho.

O sucesso da implementação da Keycafe no Somerville Auto Group não só melhorou as operações diárias, mas também transformou o que antes era uma fonte de frustração numa ferramenta para benefícios duradouros.

O resultado

• Chega de chaves perdidas: Desde a instalação do sistema do Keycafe, nenhuma chave desapareceu em três locais.
• Tempo recuperado: A equipe não perde mais tempo se preocupando e procurando por chaves perdidas.
• Responsabilidade do usuário: A equipe está mais consciente sobre a devolução das chaves, sabendo que todo o uso é rastreado.