Se la tua azienda utilizza più set di chiavi e gestisce dipendenti con vari livelli di accesso, un sistema di gestione delle chiavi è essenziale. Ma cos'è un sistema di gestione delle chiavi? E come può essere utile?

Oggi, esamineremo i punti più delicati dei sistemi di gestione delle chiavi aziendali e parleremo di come possono aiutarvi a semplificare l'accesso, migliorare la responsabilità e ridurre il rischio nelle vostre operazioni quotidiane.

Chi ha bisogno di un sistema di gestione delle chiavi?

La gestione delle chiavi è essenziale in qualsiasi organizzazione che gestisce più chiavi o insiemi di chiavi usate da più individui.

Più persone e chiavi hai bisogno di gestire, più complesso diventa il processo. Un sistema di gestione delle chiavi assicura che solo le persone giuste abbiano accesso al momento giusto e ti aiuta a sapere chi ha le chiavi in suo possesso.

I tipi di aziende che usano o hanno bisogno della gestione delle chiavi includono concessionarie auto, società di gestione delle proprietà, operatori di affitti a breve termine (STR), aziende edili, fornitori di logistica, gestori di strutture, hotel, agenzie di noleggio auto, flotte di veicoli governativi, università e decine di altri settori e casi d'uso.

Cosa fa un sistema di gestione delle chiavi?

Un sistema di gestione delle chiavi facilita il prelievo e la consegna delle chiavi in un luogo specifico senza il bisogno della supervisione del personale, assicurando un alto livello di responsabilità.

Un sistema di gestione delle chiavi mantiene le chiavi in una posizione centrale e accessibile e ti permette di assegnare permessi in modo che solo gli utenti autorizzati possano prendere le chiavi. Un'applicazione software abilitata al cloud controlla l'accesso, fornendoti la cronologia degli accessi per ogni chiave e ogni utente in tempo reale, semplificando e automatizzando la gestione delle chiavi anche tra più sedi e proprietà.

I manager possono impostare i permessi da remoto in base a carte di accesso, codici PIN unici, orari e altri parametri per garantire che solo certe persone possano accedere alle chiavi e che queste siano sempre disponibili in coordinamento con le operazioni aziendali. A seconda del livello delle esigenze della vostra organizzazione, i sistemi di gestione delle chiavi possono essere integrati con l'infrastruttura IT e i flussi di lavoro dell'azienda.

Vantaggi di un sistema di gestione delle chiavi

Un sistema di gestione delle chiavi automatizza e snellisce quello che in genere sarebbe un processo complicato, inefficiente e dispendioso in termini di tempo nell'impresa. Ecco solo alcuni dei benefici.

• Riduci i costi di sostituzione delle chiavi perse. Saprai sempre chi ha preso le chiavi, rendendo facile rintracciarle quando necessario.
• Niente più ricerca delle chiavi, poiché sono tenute nel loro proprio scomparto unico fino a quando non vengono ritirate dal personale assegnato.
• Assegnate permessi complessi per gruppi, dipartimenti, ecc., assicurando che solo le persone autorizzate abbiano l'accesso chiave. I permessi possono essere revocati o modificati in qualsiasi momento.
• Assegnate permessi complessi per gruppi, dipartimenti, ecc., assicurando che solo le persone autorizzate abbiano l'accesso chiave. I permessi possono essere revocati o modificati in qualsiasi momento.
• Risparmia tempo e denaro, elimina gli errori. La gestione remota e automatizzata delle chiavi elimina la necessità di personale 24 ore su 24 per facilitare o registrare gli scambi di chiavi.

Tipi di sistemi di gestione delle chiavi

I sistemi di gestione delle chiavi sono in uso da decenni in una forma o nell'altra. Ecco i tipi più comuni di sistemi di gestione delle chiavi manuali e basati sulla tecnologia:

• Pegboard. Tutte le chiavi sono visibili e appese su una pegboard che può essere aperta o chiusa. Vedrai questo metodo usato in alcuni parcheggi, officine di riparazione auto, cabine, magazzini e altro.
• Gabinetti. Le chiavi sono tenute all'interno di gabinetti, molto simile al metodo del pegboard, ma di solito chiuso a chiave.
• Stile a serratura. Ogni chiave è chiusa a chiave in un compartimento individuale, così solo la chiave a cui si accede è visibile. Non c'è confusione su quale chiave prendere, ed è più pulito per le applicazioni rivolte al cliente usando questo metodo.
• Non-cloud based. Scatole di gestione delle chiavi programmabili, di solito accessibili con un codice o una chiave fisica. Anche se alcuni dati possono essere riportati a un software on-premise non collegato, non possono essere gestiti in remoto e richiedono comunque l'intervento diretto dell'operatore.
• Cloud-based gestione delle chiavi è un sistema SmartBox connesso a Internet che permette la gestione remota, l'automazione e l'accesso basato sui permessi.

Come scegliere il miglior sistema di gestione delle chiavi per il tuo business

Il giusto sistema di gestione delle chiavi può aiutarvi a ridurre i costi, automatizzare e semplificare i processi e ottenere nuove efficienze che aggiungono valore all'utente finale e alla linea di fondo. Quando scegliete il sistema di gestione delle chiavi giusto per voi, considerate le vostre esigenze e priorità, chi userà il sistema e quanto è facile gestire il flusso di lavoro.

Ecco alcune cose da considerare:

• Come viene controllato il sistema? Richiede un inserimento manuale al punto di utilizzo, richiedendo al personale di visitare fisicamente l'armadietto, o può essere gestito online da qualsiasi luogo?
• Quali tipi di livelli di autorizzazione offre? Alcuni sistemi hanno solo semplici PIN basati sulla chiave, permettendo a chiunque abbia quel PIN di accedere a quella chiave. Altri basano i permessi sull'utente, consentendo il controllo dell'accesso al minuto a qualsiasi chiave individuale da parte di qualsiasi utente.
• Facilità d'uso. Più utenti hanno bisogno di accedere al sistema, più semplice deve essere. Assicurati che il processo sia abbastanza semplice che chiunque possa usarlo.
• Supporto clienti. Quali sono le tue opzioni di servizio clienti e supporto? Se qualcosa dovesse andare storto, è necessario essere in grado di raggiungere una persona dal vivo 24/7.
• Come si accede alle chiavi? Alcuni sistemi offrono diverse opzioni di accesso tramite badge utente, telecomando, PIN, app mobile e autenticazione a due fattori (2FA), mentre altri sistemi utilizzano codici PIN universali per tutte le chiavi
• Opzioni di personalizzazione. Non ci sono due aziende che operano esattamente allo stesso modo. Assicuratevi che il sistema di gestione delle chiavi che scegliete semplifichi o sia facile da integrare con il vostro flusso di lavoro attuale. È bene ottenere una consulenza per capire esattamente come avete bisogno di gestire le chiavi, assicurandovi di ottenere un sistema che vi porterà il più veloce ritorno sull'investimento.
• Quante chiavi usa la tua azienda? Un sistema di gestione delle chiavi modulare offre una capacità maggiore ed è più facile da scalare quando si cresce.
• Quali tipi di chiavi hai bisogno di conservare? Per esempio, usi delle keycard? Portachiavi per auto? Portachiavi grandi? Alcuni sistemi sono più adatti a conservare set di chiavi più grandi, pur rimanendo sempre chiari e ordinati.
• Le vostre esigenze di gestione delle chiavi sono solo per l'uso del personale interno o sono rivolte ai clienti? Alcuni sistemi di gestione delle chiavi sono più facili da capire e da usare per utenti singoli, clienti e pubblico.
• Preoccupazioni sui costi. Alcuni sistemi di gestione delle chiavi hanno un grande costo iniziale, mentre altri hanno costi di avvio più piccoli e canoni di abbonamento in corso.
• Il fascino del marciapiede è un problema? Se stai installando il sistema di gestione delle chiavi all'esterno o ad uso dei clienti, l'aspetto della scatola è in linea con il tuo marchio? Il suo look può essere personalizzato o brandizzato?
• Opzioni di integrazione. Il sistema di gestione delle chiavi può integrarsi con il vostro stack software esistente per automatizzare i flussi di lavoro?

Speriamo che abbiate acquisito qualche idea sui vantaggi dei sistemi di gestione delle chiavi basati su software e su come possono aiutare il vostro business.

Keycafe offre una gestione completa delle chiavi a distanza tramite un'applicazione mobile o desktop molto facile da usare. Keycafe offre una gamma completa di permessi, dai semplici codici chiave assegnati a una chiave ai codici utente che limitano l'accesso in base al tempo o al numero di chiavi. Keycafe fornisce anche la possibilità di utilizzare l'autenticazione a due fattori per una maggiore tranquillità. Il sistema di deposito chiavi Keycafe, chiamato "SmartBox", assicura che ogni set di chiavi sia nascosto alla vista e impedisce l'accesso non autorizzato.

Una consultazione con un rappresentante Keycafe vi fornirà la conoscenza di quale flusso di lavoro è più adatto alla vostra organizzazione in modo da poter ottenere il massimo dal sistema. Contattaci oggi stesso e iniziamo la conversazione.