Gestionar una empresa con muchos vehículos puede ser una tarea ardua. Se necesita mucho tiempo para el mantenimiento, la inspección y la gestión de un vehículo, lo que sugiere que más vehículos requerirán aún más tiempo: tiempo que podría utilizarse para realizar otras actividades productivas para tu empresa.

Sin embargo, el software de gestión de flotas facilita estos procesos para las flotas de vehículos, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia de tu empresa.

¿Quién necesita un software de gestión de flotas?

Cualquier empresa cuya actividad diaria dependa de camiones, furgonetas, montacargas u otros medios de transporte necesita un software de gestión de flotas. Entre ellas se incluyen operadores de camiones, proveedores de servicios logísticos, empresas de construcción y muchas otras industrias que dependen de múltiples medios de transporte para llevar a cabo sus negocios.

¿Qué hace un software de gestión de flotas?

Un software de gestión de flotas ofrece a las empresas la oportunidad de estar al tanto de lo que ocurre con sus vehículos de trabajo. Proporciona un medio para rastrear los vehículos, supervisar el comportamiento de los conductores, optimizar la ruta de conducción, medir el consumo de combustible, realizar un seguimiento del estado de las entregas, entre otras funciones.

También recopila y controla las fechas de mantenimiento, llevando la cuenta del mantenimiento periódico de los vehículos y de los gastos varios. Esto garantiza que la empresa funcione sin problemas, mejorando su rendimiento financiero.

Los mejores software de gestión de flotas con sus pros y contras

Existen varios software de gestión de flotas, la mayoría de los cuales son software como servicio (SaaS) o aplicaciones autónomas que ofrecen fácil acceso con múltiples dispositivos, desde computadoras portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes. Esto significa que no importa el dispositivo principal que utilice para su empresa, este software de gestión de flotas puede funcionar para usted.

Esta es una lista de los mejores software de gestión de flotas disponibles ahora:

Fleetio

Fleetio es un software de gestión de flotas basado en la web y en dispositivos móviles y está considerado como uno de los mejores. Permite organizar y gestionar fácilmente una flota de cualquier tamaño. Además, ofrece una rápida automatización de las operaciones de las empresas, lo que a la larga supone un ahorro de tiempo.

Además, Fleetio permite el seguimiento de la ubicación de los conductores de camiones, la gestión del consumo de combustible, el mantenimiento de los vehículos y la comunicación entre flotas. Y lo que es más importante, Fleetio puede utilizarse para mantener un registro electrónico de documentos importantes como los papeles del seguro y registro.

Por ello, los datos que provee Fleetio pueden mejorar la eficiencia del uso del combustible, la gestión del trabajo y el costo de operación.

Fleetio permite una cantidad ilimitada de vehículos y es económico con el plan de inicio anual que cuesta solo $ 3 por vehículo. El plan anual Pro, a $5 por vehículo al mes, y el plan anual Avanzado, a $7 por vehículo al mes, ofrecen funciones cada vez más avanzadas.

También vale la pena mencionar que Keycafe, un producto basado en la nube que permite a las empresas gestionar, almacenar y acceder a las llaves, se integra con Fleetio. La integración permite a los conductores recibir automáticamente acceso a las llaves cuando se les asigna un vehículo. Dado que las empresas que utilizan Fleetio gestionan muchas llaves (camiones y coches) y conductores, la integración de Keycafe es un claro valor añadido.

PROS

• Precio accesible
• Fácil vinculación de vehículos
• Seguimiento de ubicación
• Integración de API
• Seguimiento del uso de combustible
• Programación de mantenimiento preventivo
• Usuarios ilimitados

CONTRAS

• Requiere un mínimo de cinco vehículos (es decir, $25 al mes en el plan Pro y $35 al mes en el plan Avanzado)
• No tiene inventario de compras en el plan pro
• No tiene inventario de piezas en el plan pro

Onfleet

Onfleet es el software de gestión de flotas más adecuado para las empresas que dan prioridad a los datos en tiempo real sobre clientes y entregas. En esencia, es perfecto para las pequeñas empresas.

Sin embargo, proporciona una de las mejores experiencias al cliente. Onfleet permite a los comerciantes gestionar y analizar sus entregas locales, y ofrece un motor integrado de optimización de rutas que realiza un seguimiento del tiempo y muestra la ubicación y la capacidad. También proporciona acceso a tareas programadas para el mantenimiento de los vehículos.

Además, permite el seguimiento por GPS de conductores y flotas, la comunicación desde la aplicación con conductores y clientes, y la integración API con otros sistemas de pedidos en línea.

Con Onfleet, no hay límite para los conductores o vehículos que se pueden seguir; en cambio, el límite está en las tareas, que se pueden aumentar en función del paquete elegido.

El precio de Onfleet comienza en $500 por mes para el paquete inicial de 'Lanzamiento' con usuarios ilimitados. El paquete más avanzado 'Scale' con características adicionales y más tareas incluidas comienza en $1,150 por mes.

PROS

• Conductores ilimitados
• Integración con productos de terceros
• Seguimiento en directo de conductores
• Función en la app para comunicarte con los conductores
• Base de datos de clientes
• Lectura de código de barras

CONTRAS

• Planes costosos
• El plan más bajo carece de muchas funciones
• Tareas limitadas para cada plan
• Una app independiente, pero es mejor con integración

Samsara

Samsara es un software de gestión de flotas muy conocido, fácil de usar y utilizado habitualmente por empresas con grandes flotas. Ofrece gestión de combustible y seguimiento por GPS para conductores y flotas. También puede integrarse con cámaras de abordo y ofrece a sus conductores una aplicación móvil llamada Samsara Driver App. Esta aplicación permite a los comerciantes comunicarse con sus conductores y, al mismo tiempo, garantizar su seguridad.

Por desgracia, Samsara no publica sus precios. Sus tarifas se adaptan a una solución personalizada para las necesidades de cualquier empresa.

PROS

• Fácil de usar
• Panel de control para diagnóstico del vehículo en tiempo real
• Seguimiento por GPS en tiempo real
• Seguimiento de rutas
• Brinda capturas fotográficas, actuales e históricas
• Permite la integración API con otros programas

CONTRAS

• En comparación con otros software de gestión de flotas, Samara no dispone de seguimiento de inventario.
• Los contratos son de 3-5 años
• No publica sus precios

Verizon Connect

Verizon Connect es un software de gestión de flotas que ofrece cobertura internacional y puede ser utilizado por pequeñas y medianas empresas. Verizon proporciona excelentes servicios a sus clientes, entre los que destacan el seguimiento de los conductores en tiempo real, la gestión del combustible, la programación con un calendario fácil de usar y los análisis de los costos operativos. También ofrece una aplicación móvil para que los conductores y clientes puedan comunicarse.

Desafortunadamente, Verizon Connect no publica sus precios. Sus precios se adaptan a una solución personalizada para las necesidades de cualquier negocio.

PROS

• Seguimiento de activos
• Servicio externo y programación
• Seguimiento del uso del combustible
• Firma electrónica

CONTRAS

• No tiene versión gratuita
• Es difícil cancelar el contrato con ellos

AUTOsist

AUTOsist es un software de gestión de flotas basado en la nube que incluye una aplicación asequible tanto para usuarios de dispositivos móviles como de escritorio. Permite a los particulares y a los propietarios de empresas realizar un seguimiento del programa de mantenimiento de sus vehículos y proporciona recuento de inventario de piezas, seguimiento de combustible y órdenes de trabajo. Con la aplicación, los empresarios pueden elaborar informes sobre sus costes de mantenimiento mensuales o anuales.

AUTOsist tiene un 'paquete de mantenimiento' de plan inicial asequible con características limitadas por $5 por vehículo. Su plan de nivel medio ofrece funciones más avanzadas, como seguimiento por GPS, y comienza en $27 por vehículo al mes, mientras que su paquete más completo también ofrece cámaras de tránsito con funciones avanzadas por $54 por vehículo al mes.

PROS

• Historial de mantenimiento/reparaciones
• Seguimiento del uso del combustible
• Seguimiento de las reparaciones
• Informes personalizados
• Opción gratuita para un solo vehículo

CONTRAS

• Sin seguimiento por GPS

Rhino Fleet Tracking

Rhino Fleet Tracking es un software de gestión de flotas que proporciona seguimiento en tiempo real para gestionar una flota. También incluye seguimiento detallado de ruta y combustible, y una opción para configurar alertas para los conductores. Estas alertas pueden notificar a los dueños de negocios sobre las actividades del conductor; estos pueden ser accidentes o paradas no programadas.

Los precios de seguimiento de flotas de Rhino comienzan en $ 16.95 por vehículo por mes, lo que le brinda acceso al conjunto completo de sus funciones.

PROS

• Seguimiento por GPS
• Seguimiento de la actividad del conductor
• Seguimiento del equipo
• Alertas de seguridad
• Programa de mantenimiento

CONTRAS

• La actualización del software es lenta
• No se puede elegir entre distintos planes de suscripción

Factores para elegir el mejor software de gestión de flotas para tu negocio

Cuando desees adquirir un software de gestión de flotas para tu empresa, deberás tener en cuenta ciertos factores. Veamos cuáles son los más importantes:

Coste

Aunque algunos software de gestión de flotas ofrecen una versión de prueba gratuita y otros tienen niveles de planes, lo mejor es seleccionar el plan de software que mejor se adapte a tu empresa y sea rentable.

Disponibilidad de la asistencia al cliente

La asistencia al cliente es vital a la hora de seleccionar un software de gestión de flotas porque, en caso de problemas con las aplicaciones o el software, puede ahorrarte muchos contratiempos.

Integraciones

El software de gestión de flotas se optimiza mejor cuando está totalmente integrado con otras herramientas o aplicaciones empresariales. Un ejemplo es la integración de la cámara de abordo que poseen algunos softwares de flotas. Si el software puede integrarse a la perfección con cámaras de abordo o teléfonos móviles, ayuda a los gestores de flotas a obtener información actualizada en tiempo real sobre los vehículos y los conductores.

Características

Algunos software de gestión de flotas disponen de seguimiento por GPS, mientras que otros no. Lo mismo puede decirse del seguimiento del historial de revisiones y muchas otras funciones; por lo tanto, dependiendo de las funciones que necesite tu empresa, es esencial tener en cuenta lo que ofrece el software de gestión de flotas.

Facilidad de uso

Un software de gestión de flotas fácil de usar es lo mejor para cualquier gestor de flotas porque, para utilizar el software a su máxima capacidad, debe ser fácil de adoptar tanto para los administradores como para los empleados.

Elegir el software adecuado para tu empresa requiere tiempo y esfuerzo. Antes de seleccionar un plan de suscripción, tómate el tiempo necesario para investigar adecuadamente el software, así como sus pros y sus contras.

Conclusión

Está claro que un software de gestión de flotas puede beneficiar enormemente a cualquier empresa que utilice vehículos en sus operaciones diarias. Cada empresa tendrá una lista diferente de requisitos, por lo que no hay una solución única para todos cuando se trata del software adecuado para tu negocio.

Si la gestión inteligente de llaves es un requerimiento importante para tu empresa, puedes obtener más información sobre cómo Keycafe ayuda a las flotas de vehículos a operar con más eficiencia.

Para saber más sobre el sistema Keycafe y cómo se integra con el software de gestión de flotas, contacta con nuestro equipo de ventas hoy mismo para obtener una demostración.