Si trabajas como administrador de inmuebles y te encargas de gestionar las propiedades de tus clientes, probablemente cuidar de sus llaves de forma organizada sea una de tus principales prioridades. Un sistema moderno de gestión de llaves no solo simplifica la administración, sino que también aumenta la eficiencia general de tu negocio.

Aquí vamos a hablar de por qué cualquier empresa de gestión de propiedades multifamiliares necesita invertir en un buen sistema de llaves. Sigue leyendo para conocer los fundamentos de la gestión moderna de llaves y por qué es importante que hagas el cambio cuanto antes.

Seguimiento del inventario de llaves

Tradicionalmente, los administradores de inmuebles utilizaban cajas, casilleros o cajas fuertes para gestionar físicamente las llaves. El personal y los inquilinos podían introducir las llaves en estos compartimentos. Sin embargo, esto no es seguro, ya que personas no autorizadas pueden forzar fácilmente las cerraduras y robar de esas cajas.

Los sistemas de gestión de llaves conectados a la nube son una alternativa moderna. Te permiten hacer un seguimiento de las llaves de las propiedades de tus clientes desde un panel de control en línea. Cada llave se vincula a un llavero único que se escanea al recogerla y entregarla.

Desde cualquier dispositivo, puedes tener una visión clara del estado de cada llave. Puedes ver quién sacó una llave por última vez y cuál es la cadena de custodia de cada llave. También puedes organizar las llaves en grupos y gestionar varias ubicaciones para estar seguro de que puedes controlar las llaves de todos tus clientes.

Mayor control

El seguimiento de las llaves les da tranquilidad a ti y a tus clientes. También garantiza que no pierdas llaves y que éstas no caigan en las manos equivocadas. Es un gran primer paso hacia una gestión eficaz de las llaves gracias a los conocimientos que te aporta.

Sin embargo, este conocimiento sería inútil sin el control que proporciona un sistema de gestión de llaves para inmobiliarias. Puedes controlar quién tiene permiso para acceder a las llaves desde tu panel de control en tu dispositivo de escritorio o móvil. Esto significa que puedes asignar llaves a determinados inquilinos, huéspedes de corta estancia o personal de mantenimiento para proporcionarles acceso exclusivo a habitaciones y zonas restringidas.

Posibilidad de otorgar acceso por única vez

También puedes dar acceso restringido a determinadas personas. Algunos contratistas, como el personal de limpieza y los profesionales de mantenimiento, sólo necesitan acceder al edificio a determinadas horas. Puedes establecer permisos para que sólo se pueda acceder a las llaves durante su franja horaria predeterminada. No necesitas preocuparte de que las llaves se utilicen fuera del horario laboral.

Un servicio totalmente conectado a la nube te permite controlar tu inventario de llaves en tiempo real. Ya no tendrás que preocuparte de que te pille por sorpresa una solicitud de acceso repentina y urgente y tengas que volver corriendo a las instalaciones. Tienes todo el control a un solo clic.

Esto también significa que te resultará fácil facilitar el acceso puntual a un espacio a determinadas personas. Por ejemplo, si viene alguien a reparar un problema en una propiedad o a sustituir unos electrodomésticos, es posible que necesite una llave para acceder fácilmente a la zona. Puedes crear el acceso con poco o ningún preaviso, y el contratista puede recoger la llave por sí mismo sin necesidad de contar con personal in situ.

Cuando terminan su trabajo, pueden devolver la llave ellos mismos, sin necesidad de que el personal supervise la entrega. Es una forma sencilla y eficaz de saber quién tiene acceso a tu propiedad en todo momento.

Muestras de propiedades más simples

Un buen sistema de gestión de llaves también permite realizar visitas autoguiadas y sin contacto. Esto se ha hecho muy popular en el mundo postCOVID. Teniendo en cuenta que las visitas sin contacto limitan la propagación de gérmenes y permiten a los posibles inquilinos visitar la propiedad a su propio ritmo, puede ser una excelente opción.

Con Keycafe, los inquilinos preseleccionados pueden recoger las llaves por sí mismos. Tú, como administrador de la propiedad, puedes aprobar las llaves para que las utilicen los inquilinos y/o sus agentes inmobiliarios que visiten el apartamento. Así podrán ver la propiedad a su ritmo antes de devolver las llaves por su cuenta.

Los posibles inquilinos pueden ver el inmueble en persona y no por Internet. Esto aumenta los índices de satisfacción y la probabilidad de encontrar buenos inquilinos. La gente confiará más en su decisión de firmar un contrato de alquiler.

Como recibirás una alerta cuando se regresa la llave (o si no la regresan a horario), puedes asegurarte de que las visitas a las propiedades van de acuerdo a lo programado desde cualquier lugar del mundo.

Mejor asignación de responsabilidad

Organizar las llaves para los administradores de propiedades es importante por muchas razones, pero también puede ser una cuestión legal. Cuando trabajas con un sistema de gestión de llaves, eliminas la necesidad de cajas de seguridad individuales. En muchos casos, estas cajas no solo son antiestéticas, sino que también son ilegales en muchos municipios.

Los sistemas de gestión de llaves mejoran la asignación de responsabilidad legal de tu empresa de gestión inmobiliaria. Las llaves se almacenan, gestionan y distribuyen dentro de los límites legales.

También hacen responsables al personal y a los visitantes de las llaves que están autorizados a utilizar.

El personal y los visitantes no pueden pasearse con las llaves sin motivo. Si lo hacen, podrás ver quien fue el último usuario en acceder a una llave. Cada recogida y entrega de llaves se registra necesariamente con la hora y el lugar en que se produjo, junto con la identidad del usuario que recogió la llave.

Además, se puede acceder claramente a la información del usuario desde el panel de control de Keycafe. Esto significa que los que recogen las llaves siempre serán responsables de devolverlas. No tienes que preocuparte por robos o personas que se las lleven accidentalmente.

Invierte hoy mismo en un sistema de gestión de llaves

Un sistema de gestión de llaves es fundamental para todos los administradores de propiedades. Ahora que conoces los aspectos básicos de estos sistemas, es hora de empezar a buscar las mejores soluciones para tu negocio inmobiliario.

Keycafe tiene el compromiso de gestionar conjuntos de llaves para tu edificio, inquilinos y personal. Contacta con nuestros expertos si tienes alguna pregunta y obtén un presupuesto para tu nuevo sistema de gestión de llaves hoy mismo.