Ya seas administrador de propiedades, anfitrión de Airbnb o administrador de flotas de vehículos, encontrar el sistema de gestión de llaves electrónicas adecuado puede marcar la diferencia a la hora de ahorrar tiempo, mejorar la seguridad y agilizar las operaciones. Dos soluciones populares en este ámbito son Keycafe y KeyNest. Si bien ambas plataformas ofrecen capacidades de intercambio de llaves, se adaptan a diferentes necesidades y casos de uso.

Si está explorando alternativas a Keycafe, este artículo desglosará las diferencias entre las dos soluciones, comparará los flujos de trabajo y las funciones, y examinará la idoneidad para diversas industrias. Al final, tendrá una comprensión clara de qué sistema se adapta mejor a sus requisitos.

1. Funcionalidad básica y flujos de trabajo de control clave

KeyNest funciona con un flujo de trabajo sencillo, diseñado principalmente para entregas de llaves a corto plazo. Genera un código de un solo uso para cada "reserva", lo que permite que alguien (como un huésped o un empleado de limpieza) recoja y devuelva una llave específica. Este sistema funciona bien para intercambios de llaves ocasionales o incidentales, en particular en la industria de alquileres vacacionales.

Por el contrario, Keycafe ofrece una gama mucho más amplia de funciones y flujos de trabajo, lo que lo hace adecuado para empresas de una amplia gama de industrias que necesitan capacidades de gestión de claves más avanzadas y de nivel empresarial. Por ejemplo:

• Perfiles y permisos de usuario: Además de los códigos de reserva incidentales, con el software de Keycafe puede crear cuentas de usuario con códigos de acceso asociados y asignar permisos para múltiples claves. Esto permite un acceso repetido y a largo plazo para empleados o contratistas, a diferencia de los códigos de un solo uso de KeyNest.
• Acceso restringido por tiempo: Establezca ventanas de tiempo durante las cuales se puede acceder a las claves, lo que garantiza un mayor control sobre cuándo se utilizan las claves para trabajadores por turnos o activos confidenciales.
• Alertas e informes personalizables: Keycafe proporciona notificaciones que se pueden personalizar para recogidas y entregas de llaves, y llaves vencidas, junto con informes exportables para seguimiento y auditoría.

2. Métodos de autenticación

La autenticación es otra área clave en la que difieren estas dos soluciones.

• KeyNest: Los usuarios recuperan claves mediante un código de un solo uso generado por el sistema. Si bien es simple, este método está limitado a intercambios puntuales.
• Keycafe: ofrece múltiples métodos de autenticación, incluidos códigos de usuario personales, la aplicación móvil, códigos QR, credenciales NFC y autenticación de dos factores (2FA). Esta versatilidad es especialmente valiosa para empresas con equipos diversos o flujos de trabajo complejos, ya sea para personal, clientes o contratistas.

3. Hardware y confiabilidad

Ambos sistemas se basan en cerraduras electrónicas, pero existen diferencias notables en sus capacidades de hardware:

• KeyNest: Los casilleros KeyNest deben permanecer enchufados para funcionar y requieren una conexión a Internet activa para intercambiar llaves. Los códigos sin conexión son una opción, pero esto requiere coordinación entre el propietario del casillero y el usuario que retira una llave, lo que no siempre es posible fuera del horario laboral o en situaciones urgentes.
• Keycafe: La MS5 SmartBox de Keycafe incluye una cámara integrada para grabar videos durante los intercambios de llaves, lo que agrega una capa adicional de responsabilidad y seguridad. También tiene un sistema de respaldo de batería, lo que le permite permanecer operativa durante cortes de energía, y un modo sin conexión real para una funcionalidad continua sin una conexión a Internet. Estas características garantizan un acceso continuo a las llaves incluso durante los peores cortes de energía.

4. Compatibilidad con idiomas

Para las empresas que operan a nivel internacional, la compatibilidad con distintos idiomas puede ser un factor importante, especialmente cuando se trata de huéspedes. En las aplicaciones para dispositivos móviles y de escritorio, así como en la pantalla de bloqueo de llaves, Keycafe tiene la opción de 9 idiomas diferentes. KeyNest, por otro lado, admite 3 idiomas.

• KeyNest solo admite inglés, francés y español.
• Keycafe admite inglés, francés, español, alemán, holandés, italiano, japonés, chino y portugués.

5. Atención al cliente y educación

While both Keycafe and KeyNest offer round-the-clock support in multiple languages and a free onboarding session for new customers, Keycafe stands out with an extensive Help Centre filled with user guides and information on all the different features and workflows within the Keycafe ecosystem. KeyNest does not have similar documentation online, so any problems encountered would require getting in contact with their support team.

6. Comentarios y opiniones de clientes

Los comentarios de los clientes proporcionan información valiosa sobre cómo funciona cada sistema en situaciones del mundo real.

KeyNest recibe comentarios positivos, en particular de los anfitriones de Airbnb. Su diseño simple y fácil de usar es elogiado por los clientes con necesidades a pequeña escala. Sin embargo, las reseñas ocasionalmente señalan sus limitaciones para equipos más grandes o flujos de trabajo complejos.

Keycafe tiene una alta calificación entre los usuarios empresariales en plataformas como G2 (4,9 estrellas con más de 65 reseñas) y Capterra (4,8 estrellas con más de 99 reseñas). Además, la biblioteca de Keycafe de estudios de casos destaca casos de uso más detallados con empresas de diversas industrias.

Lea más reseñas de Keycafe aquí.

7. Software y precios

El precio y la flexibilidad del software son factores importantes a tener en cuenta a la hora de invertir en un sistema de gestión de claves, especialmente para las empresas que planean ampliar sus operaciones con el tiempo. Tanto Keycafe como KeyNest funcionan con una tarifa de suscripción mensual, pero los detalles y la flexibilidad difieren sustancialmente.

KeyNest ofrece una estructura de precios sencilla de un plan de software único de y cobra una tarifa mensual de por cada casillero de llaves, incluidas las unidades de expansión. Esto hace que la escalabilidad sea costosa para configuraciones grandes con muchas llaves. Además, las empresas con flujos de trabajo simples que no necesitan acceso a todas las funciones del software aún deben pagar por el mismo plan de software.

In contrast, Keycafe offers three distinct software plans designed to meet varying levels of operational complexity. This ensures companies only pay for the features they need, with the ability to upgrade as their requirements grow. The monthly fee is only charged for each base unit, and businesses can add expansion lockers without incurring additional monthly costs.This makes Keycafe significantly more cost-effective for organizations managing large numbers of keys.

¿Por qué elegir Keycafe en lugar de KeyNest?

Las funciones avanzadas, el hardware robusto y los flujos de trabajo escalables de Keycafe lo convierten en el claro ganador en el espacio de gestión de claves cuando se trata de gestión de claves para empresas. A continuación, le explicamos por qué:

• Funciones de nivel empresarial: Keycafe ofrece códigos de acceso a nivel de usuario, permisos granulares y un alto nivel de personalización, lo que lo hace ideal para empresas con necesidades de flujo de trabajo más allá de los códigos de reserva de un solo uso.
• Hardware avanzado: La SmartBox MS5 de Keycafe incluye grabación de video, respaldo de batería y modo sin conexión para un funcionamiento ininterrumpido durante cortes de energía e Internet. KeyNest no ofrece ninguna de estas funciones.
• Escalabilidad global: El soporte multilingüe y la disponibilidad global garantizan que Keycafe funcione para el personal, los clientes y los invitados en todo el mundo.
• Soporte integral: El Centro de ayuda de Keycafe proporciona guías y recursos detallados para todos los usuarios, lo que permite a los clientes autoeducarse y resolver cualquier problema por su cuenta.

Cómo elegir el mejor sistema de gestión de claves para usted

Cuando se trata de sistemas de gestión de llaves electrónicas, Keycafe y KeyNest ofrecen enfoques innovadores, pero sus puntos fuertes se dirigen a públicos diferentes.

• KeyNest es ideal para anfitriones de Airbnb o propietarios de propiedades a pequeña escala que buscan una solución simple para entregas de llaves únicas.
• Keycafe, con sus funciones avanzadas, flujos de trabajo flexibles y hardware robusto, es más adecuado para empresas que requieren una solución de administración de claves escalable y de nivel empresarial.

En última instancia, la elección correcta depende de sus necesidades. Si su empresa depende de una gestión de claves eficiente, segura y escalable, Keycafe ofrece las herramientas y funciones que le ayudarán a lograr el éxito.