Herausforderung

Für den in Florida ansässigen Solarenergieanbieter SunVena Solar war die Verwaltung der Schlüssel für seinen wachsenden Fuhrpark in drei regionalen Niederlassungen verwirrend und fehleranfällig. Das Unternehmen verwendete zunächst ein einfaches System mit Haken an einem Brett und später einen herkömmlichen Schließkasten, doch diese Systeme erwiesen sich als unzureichend. Es fehlte an ausreichender Rechenschaftspflicht, da zwar ein Ausleihformular bereitgestellt, aber selten ausgefüllt wurde, was häufig zu Problemen wie verlorenen Schlüsseln und unbefugter Fahrzeugnutzung führte.

Die Ineffizienz dieses manuellen Systems wurde mit der Vergrößerung des Unternehmens offensichtlich. Die Mitarbeiter hatten Mühe, Schlüssel aufzuspüren, und stellten häufig fest, dass sie fehlten oder falsch registriert waren, was zu Verzögerungen für die Kunden und zu einer Fehlverwaltung der Ressourcen führte. Dieser unorganisierte Ansatz wirkte sich nicht nur auf den täglichen Betrieb aus, sondern stellte auch Sicherheitsrisiken dar, da es keine zuverlässige Möglichkeit gab, nachzuverfolgen, wer Zugriff auf welche Schlüssel hatte. Gelegentlich vergaßen Mitarbeiter sogar Schlüssel in ihren Taschen und brachten sie nach einer Schicht mit nach Hause.

Schmerzpunkte

• Mangelnde Rechenschaftspflicht: Der manuelle Auscheckvorgang erschwerte die Nachverfolgung der Schlüsselnutzung, was zu fehlenden Schlüsseln und Verwirrung darüber führte, wer ein Fahrzeug zuletzt benutzt hatte.
• Sicherheitsbedenken: Die herkömmlichen Lockbox- und Hakensysteme konnten unbefugten Zugriff nicht ausreichend verhindern.
• Keine Fernverwaltung: Die Unfähigkeit, Schlüssel schnell zu finden und Fahrzeugzuweisungen von außerhalb zu verwalten, führte zu Verzögerungen und Ineffizienzen, was sich auf die Projektzeitpläne auswirkte.

Lösung

Sicherheitsmanager Pete Kelting entdeckte Keycafe und erkannte es sofort als zuverlässige Schlüsselverwaltungslösung, insbesondere aufgrund der robusten Sicherheitsfunktionen, der Benutzerfreundlichkeit und der Möglichkeit, die Schlüsselnutzung aus der Ferne zu überwachen. Die Installation der SmartBox von Keycafe war unkompliziert. Innerhalb von 30 Minuten war das System an der Wand und betriebsbereit. „Keycafes Onboarding und Kundenservice sind die besten, mit denen ich je zu tun hatte.“

Der Übergang zu Keycafe ermöglichte einen einfachen Arbeitsablauf, bei dem Mitarbeiter ihre Schicht beginnen, indem sie sich an der SmartBox mit einem NFC-Ausweis authentifizieren und ihre Fahrzeugschlüssel für den Tag ausleihen. Am Ende ihrer Schicht geben sie ihre Schlüssel auf die gleiche Weise zurück. Jede Transaktion wird aufgezeichnet und überwacht, und die Manager werden benachrichtigt, wenn die Schlüssel nicht zurückgegeben werden. Als zusätzlicher Bonus werden auch Kreditkarten für Benzin in der SmartBox aufbewahrt, sodass alle Ausgaben erfasst werden.

Für Pete war die Möglichkeit, die Schlüssel aller drei Filialen von Sunvena aus der Ferne anzuzeigen und zu verwalten, von unschätzbarem Wert. „Mit der mobilen App kann man sofort auf alles zugreifen. Ich kann den Schlüsselverlauf einsehen. Ich kann sehen, wer ihn zuletzt benutzt hat, wann er abgegeben wurde, wann er abgeholt wurde, Datum und Uhrzeit.“

Die Umsetzung von SunVena Solar

• Einfache Einrichtung und Einarbeitung: Die Installation der SmartBoxen dauerte nur 30 Minuten und die Mitarbeiter verstanden schnell, wie das System zu verwenden ist.
• Sicherer Schlüsselzugriff: Schlüssel und Tankkarten werden von autorisierten Benutzern durch Antippen ihres Ausweises ausgeliehen. Diese können nun sicher sein, dass die benötigten Schlüssel tatsächlich da sind.
• Fernüberwachung: Mit der Keycafe-App können Administratoren Schlüsseltransaktionen in Echtzeit überwachen und erhalten so einen sofortigen Überblick über die Schlüsselnutzung an verschiedenen Standorten.

Ergebnis

Seit der Implementierung von Keycafe hat SunVena Solar eine deutliche Verbesserung der Effizienz der Schlüsselverwaltung und der Zuverlässigkeit der Fahrzeugverfügbarkeit erfahren. Die Fähigkeit des Unternehmens, Schlüssel aus der Ferne zu verfolgen und zu verwalten, hat zu einer vollständigen Rechenschaftspflicht geführt und die Zahl verlegter Schlüssel reduziert. Dieses System hat auch für ein beruhigendes Gefühl gesorgt, da man weiß, dass die unbefugte Nutzung von Flottenfahrzeugen verhindert wird und wenn ein Schlüssel verloren geht, weiß man genau, welcher Fahrer ihn zuletzt hatte.

Letztendlich hat die Nutzung von Keycafe zu einem reibungslosen Ablauf für die Mitarbeiter beim Zugriff auf Schlüssel und Geräte geführt, die sie benötigen, und es gab weniger Arbeitsverzögerungen. „Es hat so viel Zeit gespart. Es hat die Frustration der Mitarbeiter verringert, die versuchen, an ihre Schlüssel zu kommen. Wir können uns nicht vorstellen, was wir ohne Keycafe tun würden.“

Das Ergebnis

• Verbesserte Sicherheit: Alle Zugriffe werden protokolliert und mit der eingebauten Videokamera aufgezeichnet. Dank benutzerdefinierter Berechtigungen wird der unbefugte Zugriff auf Flottenfahrzeuge verhindert.
• Zeitersparnis: Da die Mitarbeiter jederzeit wissen, wo sich die Schlüssel befinden, ist das Problem gelöst, dass sie zu Beginn ihrer Schicht mit der Erwartung, ein bestimmtes Fahrzeug zu fahren, die Schlüssel nicht finden können.
• Optimierte Arbeitspläne: Indem das Management beobachtet, wann die Teams ihre Schlüssel zurückgeben, kann es die ideale Länge der Arbeitspläne und sichere Startzeiten für den nächsten Tag bestimmen.