Wenn Ihr Unternehmen mehrere Schlüsselsätze verwendet und Mitarbeiter mit unterschiedlichen Zugangsberechtigungen verwaltet, ist ein Schlüsselverwaltungssystem unerlässlich. Aber was ist ein Schlüsselverwaltungssystem? Und wie kann es helfen?

Heute werden wir uns mit den Feinheiten von Schlüsselverwaltungssystemen für Unternehmen befassen und darüber sprechen, wie sie Ihnen dabei helfen können, den Zugriff zu vereinfachen, die Verantwortlichkeit zu verbessern und die Risiken in Ihrem Tagesgeschäft zu verringern.

Wer braucht ein Schlüsselverwaltungssystem?

Die Schlüsselverwaltung ist in jedem Unternehmen, das mehrere Schlüssel oder Schlüsselsätze verwaltet, die von mehreren Personen verwendet werden, von wesentlicher Bedeutung.

Je mehr Personen und Schlüssel Sie verwalten müssen, desto komplexer wird der Prozess. Ein Schlüsselverwaltungssystem stellt sicher, dass nur die richtigen Personen zur richtigen Zeit Zugang haben, und hilft Ihnen zu wissen, wer die Schlüssel in seinem Besitz hat.

Zu den Unternehmen, die Schlüsselmanagement nutzen oder benötigen, gehören Autohäuser, Hausverwaltungen, Kurzzeitvermieter, Bauunternehmen, Logistikanbieter, Facility Manager, Hotels, Autovermietungen, staatliche Fuhrparks, Universitäten und Dutzende anderer Branchen und Anwendungsfälle.

Was leistet ein Schlüsselverwaltungssystem?

Ein Schlüsselverwaltungssystem ermöglicht die einfache Abholung und Abgabe von Schlüsseln an einem bestimmten Ort, ohne dass das Personal die Aufsicht übernehmen muss, und gewährleistet gleichzeitig ein hohes Maß an Verantwortlichkeit.

Ein Schlüsselverwaltungssystem verwaltet die Schlüssel an einem zentralen, zugänglichen Ort und ermöglicht es Ihnen, Berechtigungen zu vergeben, damit nur autorisierte Benutzer die Schlüssel abholen können. Eine Cloud-fähige Softwareanwendung kontrolliert den Zugang und liefert Ihnen die Zugangshistorie für jeden Schlüssel und jeden Nutzer in Echtzeit, wodurch die Schlüsselverwaltung auch über mehrere Standorte und Immobilien hinweg vereinfacht und automatisiert wird.

Manager können per Fernzugriff Berechtigungen auf der Grundlage von Zugangskarten, eindeutigen PIN-Codes, Zeitrahmen und anderen Parametern festlegen, um sicherzustellen, dass nur bestimmte Personen Zugang zu den Schlüsseln haben und dass die Schlüssel zu kritischen Anlagen in Abstimmung mit den Unternehmensabläufen stets verfügbar sind. Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens können die Schlüsselverwaltungssysteme in die IT-Infrastruktur und die Arbeitsabläufe des Unternehmens integriert werden.

Vorteile eines Schlüsselverwaltungssystems

Ein Schlüsselverwaltungssystem automatisiert und rationalisiert das, was normalerweise ein komplizierter, ineffizienter und zeitaufwändiger Prozess in einem Unternehmen wäre. Hier sind nur einige der Vorteile:

• Senkt die Kosten für den Ersatz verlorener Schlüssel. Sie wissen immer, wer die Schlüssel abgeholt hat, und können sie bei Bedarf leicht wiederfinden.
• Keine Suche mehr nach Schlüsseln, da sie in einem eigenen Fach aufbewahrt werden, bis sie vom zugewiesenen Personal abgeholt werden.
• Zuweisung komplexer Berechtigungen für Gruppen, Abteilungen usw., um sicherzustellen, dass nur befugte Personen Schlüsselzugriff haben. Die Berechtigungen können jederzeit widerrufen oder geändert werden.
• Steuern Sie alles über die Cloud in Echtzeit. Schlüsselverwaltungssysteme ermöglichen die Fernverwaltung und gewährleisten einen einfachen und sicheren Prozess. Die Beteiligten können ihren Schlüsselbestand und -status von einer einzigen Quelle aus überwachen.
• Spart Zeit und Geld, eliminiert Fehler. Die ferngesteuerte und automatisierte Schlüsselverwaltung macht es überflüssig, dass rund um die Uhr Personal den Austausch von Schlüsseln erleichtern oder aufzeichnen muss.

Arten von Schlüsselverwaltungssystemen

Schlüsselverwaltungssysteme werden schon seit Jahrzehnten in der einen oder anderen Form eingesetzt. Im Folgenden werden die gängigsten Arten von manuellen und technologiebasierten Schlüsselverwaltungssystemen aufgelistet:

• Stecktafel. Alle Schlüssel sind sichtbar und hängen an einer Stecktafel, das offen oder geschlossen sein kann. Diese Methode wird in einigen Parkhäusern, Autowerkstätten, Hütten, Lagerräumen und mehr verwendet.
• Schränke. Die Schlüssel werden in Schränken aufbewahrt, ähnlich wie bei der Stecktafel-Methode, aber normalerweise eingeschlossen und verschlossen.
• Schließfach-Stil. Jeder Schlüssel wird in einem eigenen Fach eingeschlossen, so dass nur der Schlüssel, auf den zugegriffen wird, sichtbar ist. Es gibt keine Verwirrung darüber, welcher Schlüssel zu nehmen ist, und es ist sauberer für kundenorientierte Anwendungen, die diese Methode verwenden.
• Nicht Cloud-basiert. Programmierbare Schlüsselverwaltungsboxen, auf die normalerweise mit einem Code oder einem physischen Schlüssel zugegriffen wird. Obwohl einige Daten an eine nicht angeschlossene Software vor Ort gemeldet werden können, können sie nicht aus der Ferne verwaltet werden und erfordern immer noch einen direkten Eingriff des Bedieners.
• Cloud-basierte Schlüsselverwaltung ist ein mit dem Internet verbundenes SmartBox-System, das Fernverwaltung, Automatisierung und berechtigungsbasierten Zugriff ermöglicht.

Wie Sie das beste Schlüsselverwaltungssystem für Ihr Unternehmen auswählen

Das richtige Schlüsselverwaltungssystem kann Ihnen helfen, Kosten zu senken, Prozesse zu automatisieren und zu vereinfachen und neue Effizienzgewinne zu erzielen, die dem Endbenutzer - und damit auch dem Unternehmen - einen Mehrwert bringen. Bei der Auswahl des richtigen Schlüsselverwaltungssystems sollten Sie Ihre Bedürfnisse und Prioritäten berücksichtigen, wer das System verwenden wird und wie einfach der Arbeitsablauf zu verwalten ist.

Hier sind ein paar Dinge zu beachten:

• Wie wird das System gesteuert? Erfordert es eine manuelle Eingabe am Ort der Nutzung, so dass die Mitarbeiter den Standort des Schließfachs vor Ort aufsuchen müssen, oder kann es von überall aus online verwaltet werden?
• Welche Arten von Berechtigungsstufen gibt es? Einige Systeme haben nur einfache PINs auf der Grundlage des Schlüssels, so dass jeder, der diese PIN hat, auf diesen Schlüssel zugreifen kann. Bei anderen Systemen basieren die Berechtigungen auf dem Benutzer und ermöglichen eine minutengenaue Zugriffskontrolle auf jeden einzelnen Schlüssel durch jeden Benutzer.
• Benutzerfreundlichkeit. Je mehr Benutzer auf das System zugreifen müssen, desto einfacher muss es sein. Stellen Sie sicher, dass der Prozess so einfach ist, dass jeder ihn nutzen kann.
• Kundendienst. Welche Möglichkeiten des Kundendienstes und der Unterstützung haben Sie? Sollte etwas schiefgehen, müssen Sie in der Lage sein, einen Mitarbeiter rund um die Uhr zu erreichen.
• Wie erhalten Sie Zugang zu den Schlüsseln? Einige Systeme bieten mehrere Zugangsoptionen über Benutzerausweis, Schlüsselanhänger, PIN, mobile App und Zwei-Faktoren-Authentifizierung (2FA), während andere Systeme universelle PIN-Codes für alle Schlüssel verwenden.
• Anpassungsmöglichkeiten. Nicht jedes Unternehmen arbeitet genau gleich. Vergewissern Sie sich, dass das von Ihnen gewählte Schlüsselverwaltungssystem Ihren derzeitigen Arbeitsablauf vereinfacht oder sich leicht in ihn integrieren lässt. Es ist gut, sich beraten zu lassen, um genau zu verstehen, wie Sie Ihre Schlüssel verwalten müssen, damit Sie ein System erhalten, das Ihnen die schnellste Investitionsrendite bringt.
• Wie viele Schlüssel verwendet Ihr Unternehmen? Ein modulares Schlüsselverwaltungssystem bietet eine größere Kapazität und lässt sich leichter skalieren, wenn Sie expandieren.
• Welche Arten von Schlüsseln müssen Sie aufbewahren? Verwenden Sie zum Beispiel Schlüsselkarten? Autoschlüsselanhänger? Große Schlüsselbunde? Einige Systeme eignen sich besser für die Aufbewahrung größerer Schlüsselbunde, bleiben aber trotzdem ordentlich und aufgeräumt.
• Sind Ihre Schlüsselverwaltungssysteme nur für interne Mitarbeiter bestimmt oder auch für Kunden? Einige Schlüsselverwaltungssysteme sind für Einzelbenutzer, Kunden und die Öffentlichkeit einfacher zu verstehen und zu verwenden.
• Kostenaspekte. Einige Schlüsselverwaltungssysteme sind mit hohen Anfangskosten verbunden, während bei anderen geringere Einführungskosten und laufende Gebühren anfallen.
• Ist die Attraktivität ein Thema? Wenn Sie das Schlüsselverwaltungssystem im Freien oder beim Kunden installieren, passt das Aussehen der Box zu Ihrer Marke? Kann das Erscheinungsbild individuell angepasst oder gebrandet werden?
• Integrationsmöglichkeiten. Kann das Schlüsselverwaltungssystem in Ihr bestehendes Softwarepaket integriert werden, um Arbeitsabläufe zu automatisieren?

Wir hoffen, dass Sie einen Einblick in die Vorteile softwaregestützter Schlüsselverwaltungssysteme erhalten haben und wissen, wie sie Ihr Unternehmen unterstützen können.

Keycafe bietet eine vollständige Fernverwaltung von Schlüsseln über eine sehr benutzerfreundliche mobile oder Desktop-App. Keycafe bietet eine ganze Reihe von Berechtigungstypen, von einfachen Schlüsselcodes, die einem Schlüssel zugewiesen werden, bis hin zu Benutzercodes, die den Zugang nach Zeit oder Anzahl der Schlüssel begrenzen. Keycafe bietet auch die Möglichkeit, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für zusätzliche Sicherheit zu nutzen. Das Keycafe-Schlüsselschließfachsystem, die so genannte "SmartBox", sorgt dafür, dass jeder Schlüsselsatz nicht sichtbar ist und verhindert den unbefugten Zugriff.

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