困難
尚普林警察局負責維護明尼阿波利斯郊區 25,000 名居民的公共安全，其現有的金鑰管理系統屢屢遇到令人頭痛的問題。該部門擁有一支由 20 多輛警車組成的車隊，需要追蹤鑰匙和鑰匙圈的使用情況。他們的設置包括安裝在牆上的幾個小盒子，但很快就被證明是不夠的。隔間太小，無法容納所有鑰匙，尤其是較大的鑰匙扣，缺乏任何複雜的線上管理或追蹤功能。
如果沒有有效的系統，該部門經常會丟失鑰匙，導致更換成本高昂，有些鑰匙圈的成本高達每件 500 美元。缺乏即時追蹤系統意味著警察無法輕易確定誰最後使用了鑰匙，導致混亂、浪費時間和相互指責。此外，先前的系統開始出現結構性故障，促使該部門尋求更持久、更可靠的解決方案。
痛點
- 昂貴的鑰匙更換： 經常遺失警車鑰匙會導致昂貴的更換費用，增加營運成本和安全問題。
- 系統不足： 他們現有的解決方案不夠大，無法正確容納所有金鑰，並且缺乏必要的線上管理功能。
- 缺乏責任感： 沒有即時跟踪，很難確定誰最後使用了密鑰，導致效率低下和潛在的安全風險。
解決方案
在評估了多種替代方案後，部門領導選擇了 Keycafe，因為它先進的基於雲端的管理系統、易用性和有吸引力的設計。馬特史密斯中尉說：「我們研究了幾種類似的解決方案。 Keycafe 之所以脫穎而出，是因為其強大的線上/雲端管理選項、鑰匙盒的設計和尺寸，以及從軟體角度來看的許多功能。 Keycafe 系統也比大多數其他類似選項更具吸引力。我們知道我們將把該解決方案安裝在點名室中，並希望它看起來鋒利而專業，而不是像掛在牆上的一些巨大的工業金屬盒子。
借助 Keycafe，該部門可以透過可從任何連網設備存取的基於雲端的集中式系統來管理車輛和辦公室的整個鑰匙群。他們能夠即時追蹤鑰匙的使用情況，將特定的鑰匙分配給特定的官員，並在鑰匙未按時歸還時設置通知。 Keycafe 硬體的耐用性也確保了該系統將成為該部門的長期投資。
尚普林警察局的實施
- 簡單的工作流程： 官員使用密鑰卡或 PIN 登錄，從觸控螢幕介面選擇所需的密鑰，系統會自動記錄交易。
- 精細存取控制： 主管人員可以單獨存取特定鑰匙，例如上鎖辦公室的鑰匙，從而實現更大的靈活性和安全性。
- 遠端管理功能： 管理員可以遠端管理金鑰和訪問，在忘記 PIN 或其他訪問問題時提供快速解決方案。
「當我們第一次安裝 Keycafe 時，這裡的每個人都非常樂於接受並感到興奮。自從安裝系統以來，我們沒有丟失過鑰匙或鑰匙圈。
成果
自從安裝 Keycafe 以來，Champlin 警察局沒有丟失一把鑰匙，消除了更換鑰匙的高昂費用。即時遠端追蹤鑰匙的能力提高了警員的責任感，並為史密斯中尉節省了無數的時間，此前他不得不在沒有線索的情況下追尋丟失的鑰匙。
該部門還實現了意想不到的好處，例如能夠將鑰匙分配給多個用戶，而無需複製實體鑰匙，從而進一步降低成本並提高營運效率。此外，Keycafe 系統的使用者友善介面和強大的後端軟體透過簡化行政金鑰管理任務為車隊經理節省了時間。
“毫無疑問，當我們選擇 Keycafe 來管理我們的鑰匙時，我們做出了正確的決定”，Smith 說。
結果
- 零丟失鑰匙： 自從實施 Keycafe 以來，該部門沒有丟失任何鑰匙，節省了數千美元的更換成本並節省了時間。
- 改進問責制： 即時追蹤和通知確保官員及時歸還鑰匙，保持高水準的問責制。
- 營運效率： 遠端管理功能和易用性節省了大量的管理時間，使工作人員能夠專注於維護社區安全。
