困難
對於總部位於佛羅裡達州的太陽能供應商 SunVena Solar 來說，管理三個區域辦事處不斷增長的車隊的鑰匙非常令人困惑且容易出錯。該公司最初使用了板上掛鉤的基本系統，後來使用了傳統的密碼箱，但事實證明這些系統還不夠。他們缺乏足夠的責任感，因為提供了簽出表但很少填寫，導致經常出現鑰匙遺失和未經授權使用車輛等問題。
隨著公司規模的擴大，這種手動系統的低效率變得越來越明顯。員工很難追蹤鑰匙，經常發現鑰匙遺失或記錄錯誤，導致客戶延誤和資源管理不善。這種雜亂無章的方法不僅影響了日常操作，而且還帶來了安全風險，因為沒有可靠的方法來追蹤誰有權存取不同的金鑰。有時，工作人員甚至會忘記把鑰匙放在口袋裡，下班後才帶回家。
痛點
- 缺乏責任感： 手動結帳流程使得追蹤鑰匙使用情況變得困難，導致鑰匙遺失以及最後一次使用車輛的人員混亂。
- 安全問題： 傳統的密碼箱和掛鉤系統不足以防止未經授權的存取。
- 無遠端管理： 無法在場外快速定位鑰匙和管理車輛分配，導致延誤和效率低下，影響專案時間表。
解決方案
安全經理 Pete Kelting 發現了 Keycafe，並立即將其視為可靠的金鑰管理解決方案，特別是因為其強大的安全功能、易用性以及遠端監控金鑰使用情況的能力。 Keycafe 的 SmartBox 的安裝非常簡單。 30 分鐘內，系統就安裝完畢並開始運作。 “Keycafe 的入職和客戶服務是我處理過的最好的。”
向 Keycafe 的過渡實現了簡單的工作流程，員工可以透過使用 NFC 徽章在 SmartBox 上進行身份驗證來開始輪班，並檢查當天的車鑰匙。輪班結束時，他們以同樣的方式歸還鑰匙。每筆交易都會被記錄和監控，如果鑰匙未歸還，經理會收到通知。作為額外的好處，用於加油的信用卡也保存在 SmartBox 中，因此所有費用都會被計算在內。
對於 Pete 來說，遠端查看和管理 Sunvena 三個分支機構的密鑰的能力非常寶貴。 「行動應用程式讓您可以即時存取並查看所有內容。我可以看到關鍵的歷史記錄。我可以看到誰最後一次使用它、他們什麼時候放下它、什麼時候拿起它、日期和時間。
SunVena Solar的實施
- 輕鬆設定和入門： 只需 30 分鐘即可安裝 SmartBox，工作人員很快就了解如何使用系統。
- 可靠的鑰匙存取： 授權使用者只需輕按徽章即可檢查鑰匙和加油卡，現在他們確信他們需要的鑰匙確實在那裡。
- 遠端監控： Keycafe 應用程式可讓管理員即時監控金鑰交易，提供不同位置金鑰使用情況的即時概覽。
“Keycafe 解決了我們的員工在輪班結束時不小心將鑰匙留在口袋裡並帶回家的問題。”
成果
自從實施Keycafe以來，SunVena Solar在金鑰管理效率和車輛可用性可靠性方面取得了顯著改善。該公司能夠遠端追蹤和管理鑰匙，從而實現全面問責並減少鑰匙遺失的情況。該系統還讓您高枕無憂，因為他們知道可以防止未經授權使用車隊車輛，並且當鑰匙丟失時，他們可以確切地知道哪位駕駛員最後拿到了鑰匙。
最終，使用 Keycafe 讓員工能夠順利取得所需的鑰匙和設備，並減少工作延誤。 “這節省了很多時間。這減少了員工試圖拿到鑰匙的挫折感。我們不知道如果沒有 Keycafe 我們該怎麼辦。
結果
- 增強的安全性： 所有存取都會透過內建攝影機進行記錄和記錄。由於自訂權限，可以防止未經授權存取車隊車輛。
- 節省時間： 始終知道鑰匙在哪裡，消除了員工開始輪班、期望駕駛特定車輛卻找不到鑰匙的問題。
- 最佳化工作時間表： 透過查看工作人員何時重新簽入鑰匙，管理階層可以確定理想的工作時間表長度和第二天的安全開始時間。
