Se sua empresa usa vários conjuntos de chaves e gerencia funcionários com vários níveis de acesso, um sistema de gerenciamento de chaves é essencial. Mas o que é um sistema de gerenciamento de chaves? E como isso ajuda?

Hoje, vamos explorar os pontos mais delicados dos sistemas de gerenciamento de chaves empresariais e falar sobre como eles podem ajudá-lo a simplificar o acesso, melhorar a responsabilidade e reduzir os riscos em suas operações diárias.

Quem precisa de um sistema de gerenciamento de chaves?

O gerenciamento de chaves é essencial em qualquer organização que gerencie várias chaves ou conjuntos de chaves usados por vários indivíduos.

Quanto mais pessoas e chaves você precisar gerenciar, mais complexo se tornará o processo. Um sistema de gerenciamento de chaves garante que apenas as pessoas certas tenham acesso no momento certo e ajuda você a saber quem tem as chaves em sua posse.

Os tipos de negócios que usam ou precisam de gerenciamento de chave incluem concessionárias de automóveis, empresas de administração de propriedades, operadoras de aluguel de curto prazo (STRs), construtoras, provedores de logística, gerentes de instalações, hotéis, locadoras de veículos, frotas de veículos do governo, universidades e dezenas de outras indústrias e casos de uso.

O que faz um sistema de gerenciamento de chaves?

Um sistema de gerenciamento de chaves facilita a retirada e entrega das chaves em um local específico sem a necessidade de supervisão da equipe, garantindo um alto nível de responsabilidade.

Um sistema de gerenciamento de chaves mantém as chaves em um local central e acessível e permite que você atribua permissões para que apenas usuários autorizados possam pegá-las. Um aplicativo de software habilitado para nuvem controla o acesso, fornecendo a você o histórico de acesso para cada chave e cada usuário em tempo real, simplificando e automatizando o gerenciamento de chaves mesmo em vários locais e propriedades.

Os gerentes podem definir permissões remotamente com base em cartões de acesso, códigos PIN exclusivos, prazos e outros parâmetros para garantir que apenas algumas pessoas possam acessar as chaves e que as chaves para ativos críticos estejam sempre disponíveis em coordenação com as operações da empresa. Dependendo do nível das necessidades da sua organização, os principais sistemas de gerenciamento podem ser integrados à infraestrutura de TI e aos fluxos de trabalho da empresa.

Benefícios de um sistema de gerenciamento de chaves

Um sistema de gerenciamento de chaves automatiza e simplifica o que normalmente seria um processo complicado, ineficiente e demorado na empresa. Aqui estão apenas alguns dos benefícios.

• Reduza os custos de substituição de chaves perdidas. Você sempre saberá quem pegou as chaves, facilitando o rastreamento quando necessário.
• Chega de procurar pelas chaves, pois elas são mantidas em seu próprio compartimento exclusivo até serem retiradas pelo pessoal designado.
• Atribua permissões complexas para grupos, departamentos, etc., garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso à chave. As permissões podem ser revogadas ou alteradas a qualquer momento.
• Controle tudo da nuvem em tempo real. Os sistemas de gerenciamento de chaves permitem o gerenciamento remoto, garantindo um processo simples e confiável. As partes interessadas podem visualizar seu inventário e status importantes a partir de uma única fonte de verdade.
• Economiza tempo e dinheiro, elimina erros. O gerenciamento remoto e automatizado de chaves elimina a necessidade de uma equipe 24 horas para facilitar ou registrar as trocas de chaves.

Tipos de sistemas de gerenciamento de chaves

Os sistemas de gerenciamento de chaves estão em uso há décadas de uma forma ou de outra. Aqui estão os tipos mais comuns de sistemas de gerenciamento de chaves manuais e baseados em tecnologia:

• Pegboard. Todas as chaves são visíveis e penduradas em um pegboard que pode ser aberto ou fechado. Você verá esse método sendo usado em alguns estacionamentos, oficinas mecânicas, cabines, depósitos e muito mais.
• Armários. As chaves são mantidas dentro de armários, muito parecido com o método pegboard, mas geralmente fechadas e trancadas.
• estilo armário. Cada chave é trancada em um compartimento individual, portanto, apenas a chave acessada fica visível. Não há confusão sobre qual chave usar e é mais fácil procurar aplicativos voltados para o cliente usando esse método.
• Não baseado em nuvem. Caixas de gerenciamento de chaves programáveis, geralmente acessadas com um código ou uma chave física. Embora alguns dados possam ser relatados para software local não conectado, eles não podem ser gerenciados remotamente e ainda requerem intervenção direta do operador.
• Cloud-based key management é um sistema SmartBox conectado à Internet que permite gerenciamento remoto, automação e acesso baseado em permissão.

Como escolher o melhor sistema de gerenciamento de chaves para o seu negócio

O sistema de gerenciamento de chave certo pode ajudá-lo a reduzir custos, automatizar e simplificar processos e obter novas eficiências que agregam valor ao usuário final e ao resultado final. Ao escolher o sistema de gerenciamento de chaves certo para você, considere suas necessidades e prioridades, quem usará o sistema e como é fácil gerenciar o fluxo de trabalho.

Aqui estão algumas coisas a considerar:

• Como o sistema é controlado? Requer entrada manual no ponto de uso, exigindo que a equipe visite o local do armário fisicamente, ou pode ser gerenciado online de qualquer lugar?
• Que tipos de níveis de permissão oferece? Alguns sistemas têm apenas PINs simples com base na chave, permitindo que qualquer pessoa com esse PIN acesse essa chave. Outros baseiam as permissões no usuário, permitindo o controle de acesso minuto a minuto a qualquer chave individual por qualquer usuário.
• Facilidade de uso. Quanto mais usuários precisarem acessar o sistema, mais simples ele precisa ser. Certifique-se de que o processo seja direto o suficiente para que qualquer pessoa possa usá-lo.
• Apoio ao cliente. Quais são as opções de atendimento e suporte ao cliente? Se algo der errado, você precisa conseguir entrar em contato com uma pessoa viva 24 horas por dia, 7 dias por semana.
• Como você acessa as chaves? Alguns sistemas oferecem várias opções de acesso via crachá de usuário, fob, PIN, aplicativo móvel e autenticação de dois fatores (2FA), enquanto outros sistemas usam códigos PIN universais para todas as chaves
• Opções de personalização. Não há duas empresas operando exatamente da mesma forma. Certifique-se de que o sistema de gerenciamento de chaves escolhido simplifique ou seja fácil de integrar ao seu fluxo de trabalho atual. É bom obter uma consulta para entender exatamente como você precisa gerenciar as chaves, garantindo que você obtenha um sistema que lhe trará o retorno mais rápido do investimento.
• Quantas chaves sua empresa usa? Um sistema modular de gerenciamento de chaves oferece maior capacidade e é mais fácil de escalar à medida que você cresce.
• Que tipos de chaves você precisa armazenar? Por exemplo, você usa cartões-chave? Chaves de carro? Chaveiros grandes? Alguns sistemas são mais adequados para armazenar conjuntos de chaves maiores, mantendo-se limpos e organizados.
• Suas principais necessidades de gerenciamento são apenas para uso interno da equipe ou voltadas para o cliente? Alguns sistemas de gerenciamento de chaves são mais fáceis de entender e usar para usuários ocasionais, clientes e o público.
• Preocupações com custos. Alguns sistemas de gerenciamento de chaves vêm com um grande custo inicial, enquanto outros têm custos iniciais menores e taxas contínuas baseadas em assinatura.
• A apelação do freio é um problema? Se você estiver instalando o sistema de gerenciamento de chaves externamente ou para uso do cliente, a aparência da caixa está alinhada com a sua marca? Sua aparência pode ser personalizada ou com marca?
• opções de integração. O sistema de gerenciamento de chaves pode se integrar com sua pilha de software existente para automatizar fluxos de trabalho?

Esperamos que você tenha adquirido alguma percepção sobre os benefícios dos sistemas de gerenciamento de chaves ativados por software e como eles podem ajudar seus negócios.

O Keycafe oferece gerenciamento remoto completo de chaves por meio de um aplicativo móvel ou de desktop muito fácil de usar. O Keycafe oferece uma gama completa de tipos de permissão, desde códigos de chave simples atribuídos a uma chave até códigos de usuário que limitam o acesso por tempo ou número de chaves. O Keycafe também oferece a opção de usar a autenticação de dois fatores para maior tranquilidade. O sistema de bloqueio de chaves Keycafe, chamado de “SmartBox”, garante que cada conjunto de chaves fique oculto e impeça o acesso não autorizado.

Uma consulta com um representante de conta da Keycafe fornecerá a você o conhecimento de qual fluxo de trabalho é mais adequado para sua organização, para que você possa aproveitar ao máximo o sistema. Entre em contato hojee vamos começar a conversa.