Embora as fechaduras digitais sejam muito avançadas, sua empresa ainda precisará de chaves físicas por muitos anos. Aqui está um guia sobre os benefícios dos sistemas de gerenciamento de chaves físicas versus fechaduras digitais quando se trata de uso comercial.

A importância do gerenciamento de chaves no local de trabalho

Para começar, você deve entender a importância do gerenciamento de chaves. Quando você tem um local de trabalho físico ou uma frota de veículos e chaves acompanhantes, nunca subestime a necessidade de um sistema sólido de gerenciamento de chaves. É assim que você rastreia, armazena e distribui chaves para acessar áreas de trabalho e ativos.

Conceder à equipe acesso a seus ativos e locais confidenciais significa conceder privilégios aos indivíduos com a compreensão de que eles não abusam deles. É importante que você possa rastrear quem tem acesso a quais chaves e ver o status de seus ativos a qualquer momento.

Por que você precisa de um sistema de gerenciamento de chaves

Descendo ao básico de um sistema de gerenciamento de chaves, ele essencialmente faz o que você não pode fazer pelo rastreamento manual. Ele realiza três coisas principais para sua organização:

• Armazena e distribui chaves
• Permite que você gerencie permissões fora do local
• Oferece automação e análise

Sem um sistema excelente, você desperdiçará horas preciosas de trabalho e trabalho humano na busca de uma chave que desaparece. Você também pode acabar com gastos desnecessários devido aos custos de redigitação.

Opções do Sistema de Gerenciamento de Chaves

As fechaduras digitais são bem conhecidas por seus recursos tecnológicos. O que você pode não perceber é que as chaves e fechaduras físicas podem aproveitar os mesmos recursos usando um sistema moderno de gerenciamento de chaves como o Keycafe SmartBox.

Primeiro, vamos discutir as diferenças distintas entre fechaduras digitais e chaves físicas. Em seguida, veremos os benefícios de cada um.

Como funcionam as fechaduras digitais

Em vez de uma chave física, você destranca uma porta com um dispositivo que usa sinais eletrônicos. Normalmente, as fechaduras digitais usam um teclado com códigos PIN. No entanto, existem opções para Bluetooth, RFID, impressões digitais, WiFi e muito mais.

Eles são convenientes, pois você não precisa carregar uma chave física, que pode ser perdida ou esquecida. Muitas pessoas que usam uma fechadura digital o fazem para eliminar a necessidade de uma chave física.

No entanto, se você precisar converter a fechadura de uma porta em uma fechadura digital, deverá alterar a fechadura de todas as portas para obter todos os benefícios. Dependendo do número de portas em seu negócio, isso pode ser proibitivamente caro. Existem outros desafios a serem considerados também, e é por isso que você deve ter em mente que, apesar da conveniência, chaves físicas e fechaduras ainda têm seu lugar em uma empresa moderna.

Principais benefícios físicos

Além das portas de escritórios e acomodações, veículos e outros ativos comerciais ainda utilizam chaves físicas. Eles resistiram ao teste do tempo e continuam a ter vantagens sobre as tecnologias digitais.

Menos caro

As chaves e fechaduras físicas são mais baratas do que a alternativa digital. Como mencionado anteriormente, as empresas com muitas portas que precisam ter suas fechaduras convertidas enfrentam uma taxa inicial imensa. A instalação também pode levar um longo período de tempo, impactando ou até mesmo interrompendo os negócios.

Confiável

Alguns veículos novos permitem acesso digital por meio de aplicativos móveis, mas ainda possuem uma chave física. As concessionárias de automóveis gerenciam centenas de chaves físicas para o inventário de seus veículos e contam com o gerenciamento de chaves inteligentes para acompanhar vendas, serviços e outros departamentos. Veja como uma concessionária Mitsubishi usa o sistema de gerenciamento de chaves do Keycafe para eliminar as chaves perdidas.

Benefícios do Keycafe SmartBox

Você pode gerenciar e armazenar chaves físicas com um sistema como o Keycafe SmartBox.

Melhor gerenciamento de riscos

Quando você possui um sistema de gerenciamento de chaves instalado, pode manter um registro de transações de todos os acessos às chaves. Isso se presta à responsabilidade. Você sabe quem é responsável pelo uso de cada chave.

Melhorar as operações

Você deve manter um controle rígido sobre suas chaves físicas. Se você deve dar uma chave em um determinado momento e a pessoa deve devolvê-la em um horário específico, você pode monitorar isso e personalizar a permissão. Você também pode reservar chaves se precisar distribuí-las em um determinado momento em que as tarefas são sensíveis ao tempo.

Como começar

Este é um investimento em eficiência e clareza de negócios, e um sistema de gerenciamento de chaves físicas não precisa ser complicado. Com a equipe certa para apoiá-lo e educá-lo, uma implementação bem preparada pode fazer uma grande diferença. Aqui está como começar.

1. Planeje

Primeiro, antes de investir em um novo sistema de gerenciamento de chaves físicas, dedique algum tempo para decidir o que deseja que seu sistema faça. Que resultados isso deve gerar para você? Quando você tem um plano, implementar seu sistema de gerenciamento de chaves físicas será uma navegação tranquila.

2. Projeto

Em seguida, você precisará decidir quantas chaves precisa gerenciar e que tipo de informação deseja do software. Além disso, você precisará saber onde estão os locais de onde deseja que as chaves sejam armazenadas e acessadas.

3. Rastreie e Integre

Depois de instalar com sucesso seu sistema de gerenciamento de chaves, você pode rastrear e gerenciar suas chaves físicas. Com alguns sistemas como o Keycafe, você pode se beneficiar das integrações de software da indústria ou usar API para criar sua própria integração.

Gerencie suas chaves com um Keycafe SmartBox

A partir de apenas uma conta, você pode acompanhar tudo. Quer se trate de funcionários, clientes, contratados ou inquilinos, você pode personalizar o acesso às chaves de qualquer lugar usando um Keycafe SmartBox.

Com instalação simples, o Keycafe SmartBox pode ser adicionado a todos os tipos de parede, e uma equipe de integração especializada está disponível para garantir que sua configuração seja perfeita.

Pare de se preocupar com suas chaves e entre em ação com o Keycafe por entrando em contato com nossa equipe hoje!