Seja você um gerente de propriedade, anfitrião do Airbnb ou gerente de frota de veículos, encontrar o sistema de gerenciamento de chaves eletrônicas certo pode fazer toda a diferença na economia de tempo, na melhoria da segurança e na simplificação das operações. Duas soluções populares neste espaço são Keycafe e KeyNest. Embora ambas as plataformas ofereçam recursos de troca de chaves, elas atendem a diferentes necessidades e casos de uso.

Se você estiver explorando alternativas ao Keycafe, este artigo detalhará as diferenças entre as duas soluções, comparará os fluxos de trabalho e recursos e examinará a adequação para vários setores. No final, você terá uma compreensão clara de qual sistema se alinha melhor com seus requisitos.

1. Funcionalidade principal e fluxos de trabalho de controle de chave

KeyNest opera com um fluxo de trabalho direto, projetado principalmente para transferências de chaves de curto prazo. Ele gera um código único para cada "reserva", permitindo que alguém (como um hóspede ou faxineiro) pegue e devolva uma chave específica. Este sistema funciona bem para trocas de chaves ocasionais ou incidentais, particularmente no setor de aluguel de férias.

Em contraste, Keycafe oferece uma gama muito mais ampla de recursos e fluxos de trabalho, tornando-o adequado para empresas de uma ampla gama de indústrias que precisam de recursos de gerenciamento de chaves mais avançados e de nível empresarial. Por exemplo:

• Perfis de usuário e permissões: Além dos códigos de reserva incidentais, com o software da Keycafe você pode criar contas de usuário com códigos de acesso associados e atribuir permissões para várias chaves. Isso permite acesso repetido de longo prazo para funcionários ou contratados, diferentemente dos códigos únicos da KeyNest.
• Acesso com restrição de tempo: Defina janelas de tempo durante as quais as chaves podem ser acessadas, garantindo maior controle sobre quando as chaves são usadas por trabalhadores em turnos ou ativos confidenciais.
• Alertas e relatórios personalizáveis: O Keycafe fornece notificações que podem ser personalizadas para retiradas, devoluções e chaves atrasadas, além de relatórios exportáveis para rastreamento e auditoria.

2. Métodos de autenticação

A autenticação é outra área importante em que essas duas soluções diferem.

• KeyNest: Os usuários recuperam chaves usando um código de uso único gerado pelo sistema. Embora simples, esse método é limitado a trocas únicas.
• Keycafe: Oferece vários métodos de autenticação, incluindo códigos de usuário pessoais, o aplicativo móvel, códigos QR, emblemas NFC e autenticação de dois fatores (2FA). Essa versatilidade é especialmente valiosa para empresas com equipes diversas ou fluxos de trabalho complexos - seja para funcionários, clientes ou contratados.

3. Hardware e Confiabilidade

Ambos os sistemas contam com armários eletrônicos, mas há diferenças notáveis em suas capacidades de hardware:

• KeyNest: Os armários KeyNest devem permanecer conectados para funcionar e exigem uma conexão ativa com a internet para trocas de chaves. Códigos offline são uma opção, mas isso requer coordenação entre o proprietário do armário e o usuário que pega uma chave, o que nem sempre é possível em situações fora do horário comercial ou urgentes.
• Keycafe: O Keycafe MS5 SmartBox inclui uma câmera integrada para gravação de vídeo durante trocas de chaves, adicionando uma camada extra de responsabilidade e segurança. Ele também tem um sistema de bateria reserva, permitindo que ele permaneça operacional durante quedas de energia, e um modo offline verdadeiro para funcionalidade contínua sem uma conexão com a internet. Esses recursos garantem acesso contínuo às chaves mesmo durante as piores quedas de energia.

4. Suporte de idioma

Para empresas que operam internacionalmente, o suporte a idiomas pode ser uma consideração importante, especialmente quando se trata de convidados. Tanto nos aplicativos móveis quanto nos de desktop, assim como na tela do key locker, o Keycafe tem a opção de 9 idiomas diferentes. O KeyNest, por outro lado, suporta 3 idiomas.

• KeyNest suporta apenas inglês, francês e espanhol.
• Keycafe suporta inglês, francês, espanhol, alemão, holandês, italiano, japonês, chinês e português.

5. Suporte ao cliente e educação

Embora tanto a Keycafe quanto a KeyNest ofereçam suporte 24 horas por dia em vários idiomas e uma sessão de integração gratuita para novos clientes, a Keycafe se destaca com um extenso Centro de Ajuda repleto de guias do usuário e informações sobre todos os diferentes recursos e fluxos de trabalho dentro do ecossistema Keycafe. A KeyNest não tem documentação semelhante online, então qualquer problema encontrado exigiria entrar em contato com sua equipe de suporte.

6. Comentários e feedback do cliente

O feedback do cliente fornece insights valiosos sobre o desempenho de cada sistema em cenários do mundo real.

KeyNest recebe feedback positivo, principalmente de anfitriões do Airbnb. Seu design simples e amigável é elogiado por clientes com necessidades de pequena escala. No entanto, as avaliações ocasionalmente observam suas limitações para equipes maiores ou fluxos de trabalho complexos.

Keycafe é altamente avaliado por usuários corporativos em plataformas como G2 (4,9 estrelas com mais de 65 avaliações) e Capterra (4,8 estrelas com mais de 99 avaliações). Além disso, a biblioteca de estudos de caso da Keycafe destaca casos de uso mais aprofundados com empresas de vários setores.

Leia mais avaliações do Keycafe aqui.

7. Software e preços

O preço e a flexibilidade do software são considerações importantes para seu investimento em um sistema de gerenciamento de chaves, especialmente para empresas que planejam escalar suas operações ao longo do tempo. Tanto a Keycafe quanto a KeyNest operam usando uma taxa de assinatura mensal, mas os detalhes e a flexibilidade diferem substancialmente.

KeyNest oferece uma estrutura de preços direta de um plano de software único, cobrando uma taxa mensal de por armário de chaves, incluindo unidades de expansão. Isso torna o dimensionamento caro para grandes configurações com muitas chaves. Além disso, empresas com fluxos de trabalho simples que não precisam de acesso a todos os recursos de software ainda são obrigadas a pagar pelo mesmo plano de software.

Em contraste, Keycafe oferece três planos de software distintos projetados para atender a vários níveis de complexidade operacional. Isso garante que as empresas paguem apenas pelos recursos de que precisam, com a capacidade de atualizar conforme seus requisitos aumentam. A taxa mensal é cobrada apenas para cada unidade base, e as empresas podem adicionar armários de expansão sem incorrer em custos mensais adicionais. Isso torna o Keycafe significativamente mais econômico para organizações que gerenciam grandes números de chaves.

Por que escolher o Keycafe em vez do KeyNest?

Os recursos avançados, o hardware robusto e os fluxos de trabalho escaláveis do Keycafe o tornam o vencedor claro no espaço de gerenciamento de chaves quando se trata de gerenciamento de chaves pronto para empresas. Aqui está o porquê:

• Recursos de nível empresarial: O Keycafe oferece códigos de acesso em nível de usuário, permissões granulares e um alto nível de personalização, tornando-o ideal para empresas com necessidades de fluxo de trabalho além de códigos de reserva únicos.
• Hardware avançado: O Keycafe MS5 SmartBox inclui gravação de vídeo, bateria reserva e modo offline para operação ininterrupta durante quedas de energia e internet. O KeyNest não oferece nenhum desses recursos.
• Escalabilidade global: O suporte multilíngue e a disponibilidade global garantem que o Keycafe funcione para funcionários, clientes e hóspedes em todo o mundo.
• Suporte abrangente: A Central de Ajuda do Keycafe fornece guias e recursos detalhados para todos os usuários, permitindo que os clientes se autoeduquem e resolvam quaisquer problemas por conta própria.

Escolhendo o melhor sistema de gerenciamento de chaves para você

Quando se trata de sistemas de gerenciamento de chaves eletrônicas, a Keycafe e a KeyNest oferecem abordagens inovadoras, mas seus pontos fortes atendem a públicos diferentes.

• KeyNest é ideal para anfitriões do Airbnb ou proprietários de pequenas propriedades que buscam uma solução simples para entregas únicas de chaves.
• Keycafe, com seus recursos avançados, fluxos de trabalho flexíveis e hardware robusto, é mais adequado para empresas que exigem uma solução de gerenciamento de chaves escalável e de nível empresarial.

No final das contas, a escolha certa depende das suas necessidades. Se o seu negócio depende de um gerenciamento de chaves eficiente, seguro e escalável, o Keycafe oferece as ferramentas e os recursos para ajudar você a ter sucesso.