Muitas empresas podem ficar sobrecarregadas com o gerenciamento de chaves entre vários funcionários, clientes ou convidados - a necessidade de gerenciamento de chaves é tão antiga quanto as próprias chaves.

A maioria das empresas conta com folhas de assinatura e ganchos na parede ou armários de gerenciamento de chaves herdados caros há décadas. Felizmente, as tecnologias IoT emergentes permitiram recentemente sistemas de controle de chave modernos e baseados em nuvem que podem realmente ajudar os resultados de qualquer empresa.

Embora vivamos em um mundo cada vez mais digital, as chaves físicas não vão a lugar nenhum tão cedo, pois o custo para digitalizar frotas de chaves pode ser proibitivo para a maioria das empresas.

As empresas de tecnologia moderna criaram opções digitalizadas de alta segurança para ajudá-lo a rastrear, armazenar e autorizar o uso de chaves físicas em sua organização. Eles variam de configurações simples de exibição aberta a soluções altamente avançadas baseadas em nuvem que podem gerenciar milhares de chaves de um smartphone ou PC.

Antes de entrarmos nas duas principais maneiras pelas quais sistemas de gerenciamento de chaves são projetados, vamos discutir o básico.

O que é um sistema de gerenciamento de chaves?

Neste artigo, estamos examinando um problema muito mais prático - como gerenciar, armazenar e atribuir chaves físicas a vários indivíduos em uma organização. Esses sistemas eletrônicos de gerenciamento de chaves oferecem uma solução confiável e conveniente para salas, prédios e até acesso de veículos no local.

À medida que as empresas em vários setores crescem e expandem suas operações, também aumenta o nível de complexidade em suas principais necessidades de gerenciamento.

Você pode observar isso em uma grande variedade de aplicações, como:

• Aluguel de curto prazo
• Gestão da propriedade
• Agências de aluguel de carros
• Hotéis
• concessionárias de automóveis
• Canteiros de obras
• Armazenagem
• Empresas de transporte e transporte
• Instituições educacionais
• Instalações
• Qualquer empresa que use várias chaves compartilhadas entre várias pessoas

Como os sistemas de controle de chave são usados em muitas aplicações, isso geralmente significa que os sistemas reais em uso podem ter muitas variações de projeto.

A escolha de qual sistema de software de gerenciamento de chaves é melhor para sua empresa depende do fluxo de trabalho que sua empresa exige. Você precisa de acesso único para convidados, acesso interno da equipe a todas as chaves o tempo todo ou grupos de chaves bem gerenciados entre diferentes níveis de equipe?

Depois de mapear suas necessidades comerciais específicas, isso o ajudará a determinar o sistema de gerenciamento de chaves certo para você.

Que tipos de sistemas de gerenciamento de chaves estão disponíveis?

Sistemas de gerenciamento de chaves eletrônicas existem em todas as formas e tamanhos - dependendo do perfil do usuário, é claro. Neste artigo, vamos esclarecer dois dos tipos mais populares de sistemas disponíveis atualmente:

Sistemas de Chave Pegboard

Todas as chaves são visíveis através de uma porta transparente ou depois de abrir a porta. As chaves são presas a um pino com um anel inviolável e, em seguida, inseridas no sistema pegboard que bloqueia o pino. Quando um usuário é autorizado para uma determinada chave, o pino é desbloqueado e a chave pode ser retirada.

Os sistemas Pegboard oferecem uma solução rápida, simples e fácil - aqui estão algumas empresas que oferecem produtos nesta categoria:

• Redes em tempo real
• Morse Watchmans
• Sistemas de digitação
• Traka 21
• KeyTrak

Sistemas de chave de armário

Cada chave é trancada em um compartimento individual, então nada é visível do lado de fora, e quando uma chave é acessada nenhuma outra chave é vista. Os compartimentos individuais garantem que ninguém mais tenha acesso físico às suas chaves - um recurso útil quando vários estranhos precisam compartilhar o mesmo sistema, em vez de um grupo de colegas de trabalho.

Quando um usuário se autentica e seleciona uma chave para acessar, o compartimento individual se abre, fornecendo acesso às chaves internas. Não há confusão sobre qual chave usar porque há apenas uma opção - tornar o sistema fácil de usar para funcionários treinados ou visitantes ou clientes ocasionais.

Aqui estão algumas empresas que oferecem sistemas de armários para gerenciamento de chaves:

• Matriz
• creone
• ShareBox
• Keycafe

Locker vs Pegboard - Qual é o melhor?

Embora os sistemas de armário e pegboard tenham vários benefícios, acreditamos que nem todos os sistemas de gerenciamento de chaves são criados iguais.

Pense nas primeiras impressões - os sistemas de armários oferecem uma aparência muito mais limpa, ideal para aplicações voltadas para o cliente, enquanto os pegboards são muito mais confusos e podem ser uma monstruosidade, especialmente quando colocados em salas de espera ou outras áreas voltadas para o cliente. Os sistemas de armários também eliminam imediatamente qualquer confusão entre chaves diferentes, pois o sistema não deixa espaço para adivinhações.

Pegboards armazenam mais chaves? Claro, mas eles podem ficar bastante confusos de lidar no caso de grandes chaveiros ou vários chaveiros de carro.

Adicione a isso o valor de manter suas chaves escondidas de qualquer outro usuário do sistema, e você terá um grande argumento a favor de sistemas de armários em vez de pegboard.

O que um bom sistema de gerenciamento de chaves oferece?

O objetivo de qualquer sistema de gerenciamento de chaves é evitar a perda de chaves e garantir apenas o acesso autorizado. Não existe uma solução única para o gerenciamento de chaves, pois cada setor de negócios tem desafios únicos, seja para gerenciar uma frota de veículos, um portfólio de propriedades ou o check-in após o expediente em um hotel.

O software de gerenciamento de chaves baseado em nuvem Keycafe fornece vários fluxos de trabalho diferentes que podem ser adaptados para seus requisitos exatos.

Gerenciamento de chaves 24/7

Você pode acessar facilmente suas chaves, chaveiros ou cartões-chave a qualquer momento, sem precisar entrar em contato com os administradores do sistema. Contanto que você tenha permissão, você está pronto para ir.

SmartBox conectada à IoT

O Keycafe SmartBox está sempre conectado, permitindo o gerenciamento de acessos em tempo real de qualquer lugar usando um aplicativo. Forneça acesso a uma chave ou revogue o acesso a todas as chaves instantaneamente, garantindo acesso autorizado em todos os momentos.

Permissões granulares baseadas em nuvem

Com recursos avançados de agendamento, você pode conceder acesso chave não apenas por pessoa, mas também por intervalo de tempo e por grupos predeterminados.

Auditorias de Histórico Fácil

Procurando uma possível falha de segurança? Este sistema garante que cada interação em seu sistema seja contabilizada, com uma lista completa e atualizada automaticamente de todos os depósitos e saques nos níveis de chave, usuário e SmartBox.

Altamente Modular

O SmartBox vem em diversas variações e é altamente escalável mesmo em diferentes locais. Comece com uma configuração modesta de 7 armários e aumente para centenas à medida que sua organização se expande.

API e integrações de aplicativos

Se você já estiver executando seu próprio software proprietário, o Keycafe oferece um conjunto robusto de recursos de desenvolvedor para ajudar sua solução de gerenciamento de chaves a se adequar ao ecossistema digital de sua empresa.

Múltiplas Opções de Acesso

Ao contrário de muitos outros sistemas locker, o Keycafe não limita você a um único método de acesso. Você pode autorizar clientes e funcionários por meio de um código PIN de entrada na tela sensível ao toque, ferramentas de autenticação de dois fatores, um aplicativo para smartphone, chaveiros físicos e até mesmo crachás de usuário.

Qualidade de Construção Sólida

O SmartBox é construído em aço laminado a frio e liga de alumínio A383, comumente usado em aplicações automotivas e aeroespaciais - tornando a unidade muito mais difícil de adulterar fisicamente.

Conclusão

Não há duas organizações com os mesmos requisitos de segurança - muitas vezes você descobrirá que a autorização de chave, mesmo com sites diferentes na mesma área, pode diferir significativamente. Manter o controle das chaves em uma casa comum já é bastante desafiador - que tal um local de trabalho inteiro?

Felizmente, as excelentes tecnologias que discutimos hoje ajudam a tornar o gerenciamento de chaves muito fácil. Se a solução inovadora da Keycafe lhe interessar, entre em contato com a equipe de vendas hoje para manter suas chaves em perfeita ordem.